業務改善は、コストや時間の削減、品質の向上、従業員の働く意欲やスキルの向上など、色んなメリットがありますが、中小企業ではなかなか業務改善が進んでいません。

その理由として、漠然と進めてしまっていたり、必要なステップを飛ばしてしまっているケースが見受けられます。

では、業務改善を進めるには、どのような手順が必要なのでしょうか？
ここでは必ずおさえておきたい5つのステップを紹介します。

1. 業務の棚卸し
2. 課題を見つける
3. 目標を決める
4. 改善策を検討する
5. アクションと検証

それぞれのステップについて、詳しく紹介します。

1. 業務の棚卸し
まずはじめに、現状の業務を把握することが必要です。

・誰がどのような業務を担当しているのか？
・その業務を細分化していくとどのようなプロセスに分解できるのか？
・所要時間やコストはどれくらいなのか？

このような視点で、今の現状を把握することが必要です。
業務に対して評価をするためではありません。まずは現在の業務に関する事実だけを集めることです。

2. 課題を見つける
業務の棚卸しができれば、業務の種類や工程、状況に応じて整理していきます。

・種類：営業、生産、経理、など
・工程：入力、確認、承認、など
・状況：正常、遅れている、ミスが多い、など
・影響：コストが増える、品質が落ちる、納期が遅れる、など

このように業務を整理していくと、改善した方がよい業務やプロセスが明確になります。

現状維持で業務を改善しない場合、おそらくは品質・コスト・納期・売上のいずれかに影響を与えるでしょう。
言い換えれば、品質・コスト・納期・売上に繋がる部分で今より良くすることができる部分はないか見つける、ということですね。

3. 目標を決める
課題が明らかになったら、次は目標を決めます。
次の5つの要素をみたす目標を設定することで、進み具合や達成度がわかりやすくなります。

・具体的でわかりやすい目標であること
・数字で測ることができる目標であること
・達成できる目標であること
・自社の経営に関連する目標であること
・期限を設けた目標であること

4. 改善策を検討する
目標が設定できれば、それが業務改善のゴールです。
この段階で初めて「ゴールに向かって何をするか？」を検討することが可能になります。

このステップでは次のポイントで考えると成果に繋がりやすいです。

・省いても差し支えない業務は？
・複数の業務をまとめることができるか？
・順序や担当者を変えることはできるか？
・手順や内容を簡単にできないか？
・システムやツールを使って自動化・時短できないか？

実際に業務を担当している人の意見や要望も積極的に取り入れながら、どうすれば今より良くなるのかを検討していきましょう。

5. 改善策の実行と検証
改善策が決まったらいよいよ実行に移していきます。
業務改善が失敗する原因の多くは、1～4をすっ飛ばしていきなりこのステップからはじめようとしているからです。

業務改善に必要なのは、目標に沿って決めた改善策を実行し、その結果を確認・評価すること。

・課題として挙げた部分はどう変わったのか？
・それは目標に近づいているのか、遠ざかっているのか？
・改善策を実行してみて、担当している人はどう感じているのか？

データや数値はもちろん、関係している人の意見や感想も踏まえて、評価を行いましょう。

一度実行して終わりではありません。
評価をもとに、改善策を微調整して実行する、そしてまた評価するというように、業務改善を継続することが大切です。

継続することで少しずつ効果が見え始めるものなので、根気よく取り組んで行きましょう。

業務改善は一日にして成らず、ですね！

業務の棚卸しや課題を見つけるためのお手伝いが必要でしたら、遠慮なくご相談くださいね。

「まずは何からはじめて見たらいいの？」という内容でも構いません。

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