見積書や請求書、領収書等の取引書類を電子データで受け取った場合、
電子帳簿保存法のルールに沿って保存しなければなりません。

件数の多い・少ないに関係なく、1件でも受け取ったら
電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があります。

ただフォルダに保存したり、社内のファイルサーバに保存するだけではNGです。
次のような保存要件があり、これらを満たした上で保存しなければなりません。

・真実性の確保
・可視性の確保

それぞれ詳しく確認しておきましょう。

・真実性の確保

保存した請求書等の電子データが改ざんされないよう、防止策や措置をとる必要があります。

具体的には、保存時にタイムスタンプを付与する仕組みを導入する、訂正や削除をした履歴が残るシステムで保存する、といった方法があります。

ただし、これらの仕組みやシステムを導入するには費用がかかってしまいますが、
費用をかけずに改ざん防止の措置をとる方法も可能です。

改ざん防止のための事務規定を定めておき、従業員はその規定を守るという方法でも真実性の確保という要件を満たすことができます。

事務規定のサンプルは 国税庁のホームページ で公開されています。

ゼロから事務規定を作り上げることが難しい場合はぜひ参考にしてください。

・可視性の確保

保存した請求書等の電子データを、日付・金額・取引先で検索できる必要があります。

もちろんモニタやプリンタを備え付けているPCで、いつでも画面や書面に出力できる状態にしておかなくてはなりません。

後者はほとんどの方が対応できていると思いますが、前者の検索という要件を満たすにはやはり専用のシステムでの対応が必要です。

ただし、専用システムの導入が難しい場合は、下記のいずれかの方法で対応することも可能です。

・Excel等で索引簿を作成する
　日付・金額・取引先を記録しておくことで、Excel等の機能で検索することができるようにする

・ファイル名に規則的な名前をつける
　ファイル名に日付・金額・取引先をつけ、特定のフォルダにまとめておくことで、フォルダの検索機能を使用できるようにする

システムを導入することだけが電帳法に対応する唯一の方法ではありません。

システムを導入したけど費用が高くて後悔しているというお話も聞きますので、
どのような方法で電帳法に対応するか、自社の状況を踏まえた上で十分に検討してくださいね。

自社でどのように対応を進めていくか等、不安なことはありませんか？
お手伝いが必要でしたら お問い合わせ から気軽にご相談ください。

お読みいただきありがとうございました。