電子帳簿保存法に対応するための準備
改正電子帳簿保存法による電子データ保存の義務化が必須となるまで残り数ヶ月。
「まだ時間はある！」「今から動くのはまだ早い」とお考えの方も多いようですが、今のうちに方向性を決めておくことをオススメします。
少なくとも、システムを導入して対応するのか、導入せずに対応するのかだけは決めておきましょう。なぜなら、どちらを選んだとしても1週間や1ヵ月のような短期間で対応できるものではないからです。
システムを導入して対応するか、それとも導入せずに対応するかを悩んでいる方も多いようなので、それぞれのメリットをみていきましょう。
【システムを導入して対応する場合のメリット】
電子帳簿保存法の要件を事細かに理解せずとも、システム側で対応してくれます。導入するだけで保存要件を満たすことが期待できます。
書類の一元管理も可能で、大きな負担もなく電子帳簿保存法に対応することができます。
デメリットとしては、システム導入の費用が発生すること。初期費用はもちろん、毎月の利用料や保守料が発生します。
【システムを導入せずに対応する場合のメリット】
費用をかけずに対応できるというのが一番のメリットです。
ただし、下記のような作業が増えることが予想されます。
・入手した電子取引データを訂正・削除しないことを定める社内規定を策定
・上記を従業員に徹底させる
・電子取引データの保存場所を決める
・電子取引データを検索要件を満たした上で保存する
・検索用の索引簿を作成する
ポイントとなる部分を詳しく解説しますと・・・
・入手した電子取引データを訂正・削除しないことを定める社内規定を策定
保存要件の1つに「真実性の担保」があります。
システムを導入せずに対応する場合は、保存した電子取引データの真実性を担保できるよう、不当な訂正や削除を防止するために社内規定を定め、ルールとして運用する必要があります。
規定のサンプルは国税庁のサイトからダウンロードが可能です。
・電子取引データを検索要件を満たすように保存する
・検索用の索引簿を作成する
保存要件の1つに「検索機能の確保」があります。
具体的には、日付、取引金額、取引先での検索を可能にしておく必要がありますが、システムを導入しない場合は検索機能を実現するのは困難です。
その場合、電子取引データのファイル名に日付・取引先・金額を付与し、索引簿で管理しておく必要があります。
索引簿のサンプルも先ほど紹介した国税庁のサイトからダウンロードが可能なのでぜひ参考にしてください。
コストがかかるから、面倒だから等の理由で対応せずに放置しておくと、電子帳簿保存法に違反しているとみなされ、青色申告取消や過料・追徴課税等のペナルティが科せられる可能性があります。
日々の努力が無駄になってしまわないように、早めに対応を進めておきましょう。
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電子帳簿保存法のことに限らず、お悩みのことやお困りごとがあれば、ざっくばらんにご相談くださいね。
お読みいただきありがとうございました。