FileMaker で数千、数万というレコードの特定の項目を書き換えなければならなくなったとき、一つずつ手入力していませんか？

そんな時に役立つのが「レコードの全置換」スクリプトです。現在表示されている対象レコードに対して、一括で同じ値を流し込んだり、計算式の結果を反映させたりできる非常に便利な機能です。本記事では、この「全置換」の基本から、実務で失敗しないためのポイントを詳しく解説します。

FileMaker のスクリプトステップとしての「レコードの全置換」には、主に3つのオプションがあります。

スクリプトステップの形

レコードの全置換 [ ダイアログあり: オン/オフ ; <ターゲットフィールド> ; <置換オプション> ]

3つの置換オプション

1. 「現在の内容」で置換： 現在アクティブなレコードに入っている値を、他の全レコードにコピーします。
2. 「シリアル番号」で置換： 指定した開始番号と増分で、レコードに連番を振り直します（既存データの番号整理に最適）。
3. 「計算結果」で置換： 計算式を用いて、レコードごとに異なる値を一括生成して流し込みます。

注意点： 全置換は「対象レコード」に対して実行されます。実行前に必ず「検索」を行い、書き換えたいレコードだけが表示されている状態にすることが鉄則です。

実務での活用シーン

1. 商品価格や消費税率の一括改定

マスタデータの価格を一斉に10%アップさせたい場合、「計算結果で置換」を選択し、価格 * 1.1 という計算式を実行するだけで、数万件の更新が数秒で完了します。

2. 顧客番号の振り直し

データのインポートを繰り返してバラバラになった顧客番号を、登録日順にソートしてから「シリアル番号で置換」を実行することで、綺麗に採番し直すことができます。

3. ステータスの一括変更

「未入金」の請求データを一括検索し、特定の条件を満たすものだけを「入金済み」に一括変更する、といったフラグ管理の自動化に役立ちます。

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動画で詳しく学ぶ

全置換の具体的な操作手順については、以下の動画を是非参考にしてください。

まとめ

「レコードの全置換」は、FileMaker におけるデータメンテナンスの要（かなめ）となる機能です。

• メリット：手入力の手間を劇的に削減し、ミスを防げる。
• デメリット：一度実行すると「元に戻す」ができない。

実務で活用する際は、対象レコード数を必ず確認することを習慣にしましょう。これさえ守れば、開発効率を飛躍的に高めてくれる心強い味方になります。